10 enkle råd for å utvikle KPI’er som fungerer

1) Begynn med strategi

Uten god kjennskap til hva forretningen eller organisasjonen ønsker å oppnå, ender man ofte opp med veldig mange KPI’er. En kort strategidefinisjon gjør det enklere å definere mål og hvordan disse skal kunne nås.

 

2) Finn ut hvilke spørsmål man ønsker å få besvart?

Hvis strategien er å øke marginene, vil kanskje et relevant spørsmål være “På hvilke produkter eller tjenester pådrar vi oss mest kostnader i forhold til inntektene som genereres?”

Disse spørsmålene brukes videre til å sikre at KPI’ene du lager er basert et faktisk spørsmål.

 

3) Undersøk databehovet

For hvert av spørsmålene skriver man litt om hvilke data man trenger. Her er det viktig å ikke tenke på hvilke data som finnes, men hvordan det ville vært i en perfekt verden.

 

4) Sjekk hvilke data som allerede finnes

Gjør en gap-analyse. Sjekk om andre i organisasjonen har tilgang på manglende data og relevant informasjon.

 

5) Finn beslektede data

Man skal ha få KPI’er men man kan ha veldig mange nøkkeltall og kvalitative vurderinger. Lag en liste over all informasjon det er behov for hver periode for å sikre gode KPI’er. Dette kan være tidsserier, spørreundersøkelser, tall fra skyløsninger og interne fagsystemer, status i prosjekter og markedsdata.

 

6) Finn best mulig målemetode og hyppighet

Hvordan man skal telle og hvor ofte, må baseres på når og hvor ofte det er behov for KPI’en.  I verktøyet du bruker for strategiimplementering bør det være god plass til å beskrive HVORDAN man skal telle. Hva som ikke skal være med og hva som er 1(en) enhet.

 

7) Gi ansvar

Ansvaret for en KPI kan være en annen person enn personen som er ansvaret for innsamlingen av data for den. Man bør derfor kunne sette opp en person med avviksansvar og annen med innrapporteringsansvar.

 

8) Sikre forankring både i ledelse og blant i ansatte

Det er essensielt at alle forstår hva man ønsker å oppnå. KPI’er bør være en del av alle beslutninger i organisasjonen. KPI’er bør også være slik at de gir de ansatte bedre forståelse for hvordan det de gjør påvirker måloppnåelsen.

Hvis man bare pålegger de ansatte å begynne å samle inn masse data uten at de forstår hvorfor, vil man ende opp med en mindre entusiastisk og motivert arbeidsstokk.

En strategiimplementeringsløsning som alle har tilgang til er en god start.

KPI’er bør ikke føles personlige eller overvåkende – man må beskrive hvorfor man måler og hva målingene skal brukes til.

 

9) Finn ut hvordan KPI’er skal kommuniseres

Lange rapporter med tabeller og informasjon er ikke bra nok. Viktig informasjon må ikke gjemmes bort.

KPI’er bør presenteres som enkle visualiseringer med drill-down muligheter som viser måltall, faktiske tall og trender. Det bør være muligheter for å kommentere avvik direkte i systemet, slik at forklaringer til avvik ikke blir liggende i eposter. Avviksforklaringer vil være nyttig for fremtidig analyse.

 

10) Vurdér dine KPI’er hvert år for å sikre at de faktisk har en positiv innvirkning på strategien

Hvis KPI’en ikke er nyttig lenger vil den kun være støy. Du må derfor vurdere verdien av KPI’ene kontinuerlig

 

Hva kan vi i Visma bWise hjelpe din bedrift med?

Torstein Thorsen er daglig leder i bWise og en ekte BI-entusiast med bakgrunn fra Component Software (nå Affecto) og FAST Search&Transfer (nå en del av Microsoft). Torstein er en gründer og teknolog med forkjærlighet for praktisk anvendelse, og han har mye erfaring innen analyse, datavarehus og virksomhetsstyring.
Connect with Torstein: