Visma AutoInvoice
Reduser kostnadene med elektronisk faktura

Ofte stilte spørsmål - eFaktura b2b

  1. eFaktura b2b- svar på de vanligste spørsmåleneHva er elektronisk faktura?
    En elektronisk faktura er en faktura i form av en elektronisk fil som inneholder faktura-dataene i et strukturert format. elektronisk fakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan leses direkte av mottagers programvare for håndtering av inngående fakturaer. Selve datafilen er ikke beregnet på å leses av det blotte øyet, så med en elektronisk faktura medfølger vanligvis også en metode for å kunne presentere dataene for en bruker. Dette gjøres vanligvis ved at man får et vedlegg til fakturaen, som er en visuell presentasjon i form av en fil i pdf eller Tiff-format. Alternativt benyttes en visningsmal til å presentere fakturaen.


  2. Hva er Visma AutoInvoice?
    Visma AutoInvoice er vår skytjeneste for formidling og prosessering av elektronisk faktura, og krever derfor ingen lokal installasjon. Visma AutoInvoice har to hovedfunksjoner. For det første skal Visma AutoInvoice fungere som et elektronisk postkontor som formidler elektronisk fakturaen mellom sender og mottaker. For det andre skal Visma AutoInvoice sørge for at elektronisk faktura filen blir formidlet i riktig format. Du kan logge deg på AutoInvoice via autoinvoice.visma.com for å registrere deg som bruker. Øvrig oppsett og bruk gjøres i din Visma løsning.


  3. Hva trenger jeg å vite om formater?
    Det finnes flere elektronisk faktura formater. Formatet beskriver hvilke datafelter som finnes i elektronisk faktura-filen og hvordan de er strukturert. Noen datafelter må være utfylt, mens andre ikke trenger å være det. Typiske data som navn og adresseopplysninger på avsender og mottaker, organisasjonsnummer, fakturanummer, fakturadato, totalbeløp er påkrevde data i et hvert format, mens det utover dette kan være forskjeller. I Norge er det EHF (elektronisk handels format) som gjelder for offentlig forvaltning, og E2B som er mer utbredt blant private bedrifter. Flere og flere private bedrifter velger nå også EHF. AutoInvoice sørger for at faktura-dataene fra din Visma løsning blir "pakket" inn i henhold til aktuelt format.


  4. Kan jeg sende elektronisk faktura til privatkunder?
    Ja, det kan du. 


  5. Jeg ønsker å sende elektronisk ordrebekreftelse og bestilling
    Visma AutoInvoice støtter først og fremst elektronisk faktura. Det arbeides med planer for å benytte AutoInvoice i et bredere perspektiv. Inntil det er på plass må man benytte seg av standard EDI funksjonalitet i Visma Business og Visma Global for andre dokumenttyper enn faktura. Visma har en rekke samarbeidspartnere som tilbyr denne type tjenester, for eksempel Visma EDI.


  6. Jeg ønsker å legge med et vedlegg til fakturaen. Kan jeg det?
    Behovet for vedlegg i form av timelister, dokumentasjon og annet fakturaunderlag er kjent. Teknisk sett har vi muligheter for vedlegg i form av pdf-filer i Visma AutoInvoice. Følgende Visma-systemer støtter elektronisk faktura med vedlegg:
    • Visma Buisness fra versjon 8,02
    • Visma Global fra versjon 7.80
    • Visma Contracting
    • Visma WebFaktura
    Det er viktig å merke seg at det rent teknisk finnes forskjellige måter å håndtere vedlegg på. Mellom AutoInvoice-brukere vil dette være uproblematisk, men det kan være utfordringer når man skal sende elektronisk faktura til kunder som er knyttet til andre meldingsformidlere. De tre vanligste metodene for vedlegg er 1: Vedlegg i separat fil, med referanse i elektronisk fakturaen, 2: Vedlegg i separat fil som lagres på nettet, og referanse til URL (nettadresse) til vedlegget i elektronisk fakturaen, 3: Binært vedlegg som en del av selve elektronisk fakturaen (base64). Det kan altså variere hvilke metoder de forskjellige meldingsformidlerne støtter, og det vil variere hvilke metoder mottakers løsning for fakturahåndtering har støtte for.


  7. Jeg har en kunde som krever elektronisk faktura. Kunden henter i dag alle sine elektronisk fakturaer via en meldingssentral som ikke er knyttet til den offentlige infrastrukturen. Hvordan kan jeg sende elektronisk faktura til denne kunde?
    Visma AutoInvoice tilbyr kun formidling til mottakere som er knyttet til et offentlig godkjent aksesspunkt. De fleste norske aktører tilfredsstiller dette kravet. Les om aksesspunkter og meldingsformidlere i pkt. 8.


  8. Hva er aksesspunkt og meldingsformidlere?
    Ved utsendelse av eFaktura benyttes et elektronisk postkontor. Dette kalles en meldingsformidler eller et aksesspunkt. Visma AutoInvoice er et offentlig godkjent aksesspunkt, og kan sende og motta eFaktura til brukere som er knyttet til Visma AutoInvoice eller andre offentlig godkjente aksesspunkt.

    Et aksesspunkt fungerer på samme måten som når en Netcom kunde ringer en Telenor kunde. En samtrafikkavtale mellom Netcom og Telenor gjør dette problemfritt.

    Norske myndigheter har tilrettelagt en nasjonal infrastruktur for forsendelse av eFakturaer basert på den Europeiske PEPPOL standarden. Visma AutoInvoice er et offentlig godkjent aksesspunkt i henhold til denne standarden (Godkjent av DIFI), og formidler eFaktura til/fra bedrifter som er knyttet til andre offentlige godkjente aksesspunkter og som er registrert i ELMA.

    eFaktura som sendes via den offentlige infrastrukturen sendes i EHF formatet.


  9. Jeg er ikke Vismakunde, men ønsker å benytte Visma AutoInvoice?
    Visma AutoInvoice er primært for Visma sine kunder.


  10. Jeg ønsker å motta elektronisk faktura. Hva trenger jeg?
    Du må først registrere deg gratis på autoinvoice.visma.com. For å utnytte en elektronisk fakturas potensiale må du har programvare for å håndtere inngående fakturaer elektronisk. Visma Dokumentsenter er et eksempel på en slik løsning. Avsender må enten benytte AutoInvoice eller være knyttet til et offentlig godkjent aksesspunkt. Du må også være registrert som elektronisk faktura mottager i ELMA (se spørsmål 14).

  11. Jeg har en offentlig kunde som ønsker å motta elektronisk faktura. Hva gjør jeg?
    Visma AutoInvoice er et aksesspunkt godkjent av DIFI/PEPPOL. Vi kan derfor levere elektronisk faktura til alle mottakere som er knyttet til andre offentlig godkjente aksesspunkt. Verifiser at din kunde er knyttet til et slikt aksesspunkt, og at din kunde er registrert i ELMA. Sjekk her


  12. Jeg har sendt en elektronisk faktura til en av mine kunder. Den kommer ikke frem. Hva gjør jeg?
    Først og fremst må du verifisere at din kunde enten er knyttet til enten AutoInvoice, et offentlig godkjent aksesspunkt eller en meldingsformidler med samtrafikkavtale med oss. Du må videre verifisere følgende:

    Mottakere knyttet til aksesspunkter i den offentlige infrastrukturen må være registrert i ELMA. Vi importerer disse opplysningene jevnlig til Visma AutoInvoice sin interne adressebok. I AutoInvoice portalen kan du søke i adresseregisteret for å se om din kunde finnes der. Vi finner da mottakeren basert på organisasjonsnummer. på elektronisk fakturaen, og vi finner de opplysningene vi trenger for å rute fakturaen videre.

    Kontroller at du har fylt ut kundens elektronisk faktura adresse tilsvarende adressen kunden er listet opp med i ELMA, samt operatør ID = PEPPOL. Les mer om oppsett og bruk.


  13. Jeg trenger hjelp, hvor får jeg det?
    Support og bistand får du først og fremst hos våre partnere. Visma tilbyr ikke direkte support på Visma AutoInvoice. Hvis du ikke har noen Visma Partner kan du ta kontakt med vårt kundesenter på 09101 eller kundesenteret@visma.no, så skal vi formidle kontakt.


  14. Hva er ELMA?
    Elektronisk Mottager Adresseregister (ELMA) er et norsk register med oversikt over mottakere som kan motta elektronisk faktura via den offentlige infrastrukturen. Du kan registrere deg som mottager på autoinvoice.visma.com.

     
  15. Slik registrerer du deg i ELMA
    • Logg deg på Visma AutoInvoice, https://autoinvoice.visma.com.
    • Klikk på innstillinger.
    • Klikk på Firmainnstillinger / Firmaopplysinger
    • Klikk på «Oppdater»
    • Hvis det står ikke registrert i ELMA, så klikk på [Registrer]

  16. Hva er PEPPOL?
    PEPPOL eller Pan-European Public Procurement Online som er det fulle navnet er en EU styrt organisasjon som tilrettelegger standarder for utveksling av elektroniske dokumenter. Det er standarder utarbeidet av PEPPOL norske myndigheter har basert den norske infrastrukturen på.


  17. Hva er DIFI?
    Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) tilrettelegger den norske offentlige infrastrukturen for utveksling av elektroniske dokumenter. Det er også DIFI som godkjenner aksesspunkter inn mot den offentlige infrastrukturen i Norge. DIFI er underlagt FAD (Fornyings- og administrasjonsdepartementet).


  18. Hva er DFØ?
    Direktoratet for økonomistyring (DFØ) er statens ekspertorgan innenfor statlig styring, og utfører forvaltningsoppgaver for alle statlige virksomheter. Tradisjonelt har DFØ håndtert inngående fakturaer for mange statlige organer (ca. 185). Det gjør de fortsatt, men nå med stor vekt på elektronisk faktura.


  19. Har AutoInvoice støtte for samlelektronisk faktura?
    Nei, og det er heller ikke planlagt støtte for det.


  20. Har AutoInvoice støtte for Factoring?
    Ja, det er støtte for Factoring.


  21. Har AutoInvoice støtte for utvidede logistikk funksjoner som strukturvare og serienummer?
    Serienummer blir presentert på faktura "utskriften" og det gjelder også strukturvarer. I forbindelse med strukturvarer er det ikke offisielt støtte for det. Det i betyr i praksis at det foreløpig ikke er testet.


  22. Er det støtte for kreditnota?
    Ja, det er støtte for kreditnota.


  23. En av mine kunder benytter en meldingsformidler som ikke har avtale med Visma AutoInvoice. Hva gjør jeg?
    Meldingsformidler må være et offentlig godkjent aksesspunkt. 


  24. Hva er et offentlig godkjent aksesspunkt?

    Ved utsendelse av eFaktura benyttes et elektronisk postkontor. Dette kalles en meldingsformidler eller et aksesspunkt. Visma AutoInvoice er et offentlig godkjent aksesspunkt, og kan sende og motta eFaktura til brukere som er knyttet til Visma AutoInvoice eller andre offentlig godkjente aksesspunkt.

    Et aksesspunkt fungerer på samme måten som når en Netcom kunde ringer en Telenor kunde. En samtrafikkavtale mellom Netcom og Telenor gjør dette problemfritt.

    Norske myndigheter har tilrettelagt en nasjonal infrastruktur for forsendelse av eFakturaer basert på den Europeiske PEPPOL standarden. Visma AutoInvoice er et offentlig godkjent aksesspunkt i henhold til denne standarden (Godkjent av DIFI), og formidler eFaktura til/fra bedrifter som er knyttet til andre offentlige godkjente aksesspunkter og som er registrert i ELMA.

    eFaktura som sendes via den offentlige infrastrukturen sendes i EHF formatet.

  25. Hva koster det å bruke Visma AutoInvoice?
    For priser, kontakt din Visma forhandler.