Optikkbransjen har gjennomgått store endringer. Da skulle det bare mangle om ikke effektiviseringen kom til økonomirutinene og regnskapsføringen også.
Elektronisk dataflyt og effektivsamhandling mellom de enkelte butikkene, kjedeledelsen og den eksterne regnskapsføreren har vist seg å være en suksessoppskrift. I alle fall for Specsavers.
Strukturert med gode rutiner
Hos et av kjedemedlemmene, Rana Øyeoptikk, jobber Anita Kleivnes, Hun er først og fremst optiker og fagperson, men har også ansvaret for en del administrasjon i tillegg. Det gjør at hun naturlig nok er opptatt av effektive rutiner:
– Jeg har blant annet ansvaret for bemanningsplaner, kassadagbok og budsjett. Det er viktig for meg å få gjort unna oppgaver raskt, enkelt og greit. Nøkkelen er gode rutiner og å være strukturert, sier Anita.
Økt krav til effektivitet
Selv om effektivitetsfokuset har preget Anita så lenge hun har hatt ansvaret for administrative oppgaver i butikken, har det å tre inn i Specsavers-kjeden økt denne bevisstheten noen ekstra hakk:
– Vi ser at vi, etter å ha kommet inn i kjeden, har et større behov for å være mer effektive enn før. Vi har flere kunder og flere brillesalg pr. kunde enn tidligere, og dermed også større «handling». Dette krever et dyktig mannskap, gode rutiner og god arbeidsfordeling, mener Anita Kleivnes.
Standardisering
Specsavers har tegnet en rammeavtale med Visma om outsourcing av regnskap og lønn. Sentralt i denne står standardisering av regnskapsrutiner og elektronisk fakturaflyt. Når oppgavene utføres etter samme ”mal” og på den mest effektive måten, blir kostnadene lavere for de enkelte butikkene, både i rene honorarer og i tidsbruk. Så langt har 22 av 59 butikker i kjeden tatt i bruk tjenestene i avtalen og inngått et samarbeid med Visma. På den måten oppnår hver enkelt butikk, og kjeden sentralt, store effektivitetsgevinster.
Elektronisk fakturaflyt
15 av butikkene har også bedt alle sine leverandører om å sende innkommende fakturaer til Vismas kontor på Gjøvik. Der blir de skannet og kontert, før de sendes på elektronisk flyt for attestering og godkjenning av butikkene. De ansvarlige i butikken får en e-post med varsel om at det ligger en faktura og venter i et webbasert program hvor de kan se på og godkjenne bilaget. Deretter blir bilaget bokført av Visma, som også foretar remitteringen.
Mindre stress og mas
For Jørgen Grimholt, daglig leder og ”altmuligmann” i Optisk Kompani Asker, har den elektroniske fakturaflyten også vært veldig tidsbesparende:
– Jeg har det totale ansvaret for virksomheten og gjør de fleste oppgavene. Dessverre er jeg ikke flink til å delegere, så derfor betyr effektivitet alt for meg. Det er viktig å ikke komme på etterskudd, og unngå stress og mas, for det har vi jo nok av. Før tok jeg alt kontorarbeidet på kvelden og natten. Med mer effektive økonomirutiner og smart fakturaflyt sparer jeg mye tid, forteller Jørgen.
Kvalitet og service
Men selv om tidsbesparelse og effektivitet er essensen i de to butikkeiernes oppfatning av samarbeidet med Visma, er det også et par andre faktorer som spiller inn. Økonomi og regnskap er tross alt en veldig viktig del av driften av en virksomheten. Da er service og kvalitet viktige stikkord. Og så langt er deres erfaringer bare av det gode:
– Jeg har en god dialog med regnskapsføreren. Hun er oppdatert, faglig dyktig og effektiv, forteller Anita Kleivnes i Rana Øyeoptikk.
- Jeg er veldig fornøyd. Det er lett å komme i kontakt med på Visma på telefon og e-post. Og skannings-tjenesten fungerer også meget bra, avslutter Jørgen Grimholdt i Optisk Kompani Asker.