Se bort fra salgsrapportene - undersøk også innkjøpsrapportene og oppdag skjulte kostnader

Fagekspert Thomas Hoff

- Kunnskap er nøkkelen til besparelser på innkjøpssiden. Tilgang på informasjon om innkjøp og kostnader bør danne grunnlaget for en omlegging av innkjøpsrutinene.

Det sier Thomas Hoff, fagekspert på innkjøpsrutiner i offentlig sektor. Effektivisering av innkjøpsprosessene er et viktig satsningsområde for mange virksomheter. Det er imidlertid flere sentrale forhold som må være på plass for å lykkes med det. I denne artikkelen berører Hoff to av dem:  tilgang på gode rapporter og målrettede endringsprosesser.

”Fiktiv” innkjøpsstopp

- Når virksomheter lanserer innkjøpsstopp har det ofte ingen reell betydning. Slike tiltak reduserer kun innkjøp av såkalte ”luksusprodukter”. De nødvendige innkjøpene må forsatt gjøres for å holde hjulene i gang, sier Hoff.

Opptil 15 % reduksjon

- Det er imidlertid mye som kan forbebygge at virksomheter havner i slike situasjoner at de må lansere innkjøpsstopp. Rapportering av innkjøp gir bedre styringsdata for ledergruppen. En slik investering i innkjøpskompetanse vil, i snitt, redusere det totale innkjøpet med 5 til 15 %, ofte kun som en følge av økt bevissthet.

Setter mål for endring

Hoff forteller videre i at informasjonstilgang og rapportering er det første skrittet i en endringsprosess som kan gi slike besparelser.

- De virksomhetene vi har samarbeidet med, og som har tatt ut gevinster og bedre styringsdata på innkjøpene sine, har først investert i kompetanse og tilrettelegging av informasjonsuthenting. Og med kunnskapen på plass, har de vært klare for sette mål for endringsprossen. 

Når virksomheter lanserer innkjøpsstopp har det ofte ingen reell betydning

Kvalitative og kvantitative mål

- Det er viktig å se langsiktig på endringer i innkjøp, siden dette ofte omfatter en restrukturering av hele organisasjonen. Flere ansatte vil vil føle at de mister noe av sine fullmakter, og da er det viktig med ledelsesforankring og klare mål på hva organisasjonen ønsker å oppnå. Slike mål kan være kvantitative gevinster, f.eks. bedre betingelser og spart tid, men de kan også være kvalitative, f.eks. sporbarhet og informasjonsdeling, avslutter Thomas Hoff.