 |
|
Fagekspert
Asgeir Eliassen |
- Det skjer store endringer i hvordan bedrifter handler med hverandre. Kravene om lavere administrasjonskostnader presser fram behovet for mer effektive rutiner. Automatisert dataflyt mellom systemene til innkjøpere og leverandører er nøkkelen til store besparelser.
Asgeir Eliassen er ekspert på elektronisk dokumentutveksling og mener det er mange forhold som påvirker kravene om enda mer effektiv handel.
- Norsk arbeidskraft er dyr og produksjonskostnadene i andre deler av verden går nedover. Pressede marginer gir et stadig skarpere blikk på administrasjonskostnader, sier han.
Automatisering gir økt lønnsomhet
- Handelen mellom leverandører og kunder i bedriftsmarkedet er preget av mange transaksjoner. Bestillinger, ordrebekreftelser, leveringsbekreftelser og fakturaer følger hver eneste transaksjon, og det er ikke vanskelig å forestille seg at antallet dokumenter som flyter mellom partene er stort. Legg til at disse dokumentene sendes på forskjellige måter og at de ofte følger forskjellige standarder. Da er det åpenbart at den manuelle behandlingen er ressurskrevende. Og like åpenbare er kostnadsbesparelsene ved automatisering.
Automatisert dataflyt mellom systemene til innkjøpere og leverandører er nøkkelen til store besparelser.
Standardiserte meldingsformater
Eliassen forklarer at med elektronisk dokumentutveksling flyter alle meldingene mellom leverandører og kunder elektronisk, etter definerte og avtalebestemte kriterier. Når en kunde bestiller en vare sørger EDI for at informasjonen gjøres om til et standardisert format, slik at meldingen går direkte inn i leverandørens system. Hvis leverandøren skulle ønske å se på bestillingen før ordren bekreftes, kan det gjøres med et tastetrykk.
Forenkler rutinene
- Systemene kan også automatisk generere en ordrebekreftelse, som så sendes tilbake til kundens systemer via EDI. Alt dette skjer i løpet av sekunder. Når varen er levert, sendes det automatisk en faktura fra leverandøren, rett inn i kundens økonomisystem for videre behandling. Fakturaen kan automatisk matches mot opprinnelig ordre, noe som eliminerer kostbar tid brukt på manuell detaljkontroll samt øker kvaliteten i avstemningsarbeidet.
Bedre leveransekvalitet
- Når meldingene legges rett inn i den enkelte virksomhetens forretningssystem har det også andre fordeler. Det reduserer feilkilder og avvik, og øker kvaliteten på informasjonsflyten. Dermed blir det enklere å overholde de forpliktelsene som ligger i de enkelte avtalene mellom partene. Ved å bruke mindre ressurser på oppfølging og feilretting kan leverandørene ha fullt fokus på å levere best mulig – til avtalt pris, tid og sted, avslutter Asgeir Eliassen.
Les mer om hva Visma kan tilby innen elektronisk dokumentutveksling.