«Vi har blitt mer effektive ved å minimere antall leverandører, og ved å bruke mindre tid og ressurser på å forhandle gode priser og kontrakter» - Gunn Bremnes, Office Manager.
Kostnadskontroll og ressurseffektivisering er noe alle virksomheter bør være opptatt av. Men det finnes mange måter å være det på. Innkjøpsadministrasjon er et viktig område som kanskje ikke mange har kontinuerlig fokus på. Der er det mye å hente på å inngå et samarbeid med en profesjonell leverandør av administrative innkjøpstjenester, i følge teknologibedriften Atmel Norway.
Atmel Norway er en utviklingsbedrift med en relativt liten administrasjon og Office Manager Gunn Bremnes er opptatt av å effektivisere alle områder av innkjøpsadministasjonen. I den jobben har Visma blitt en viktig partner. Og på den måten bidrar samarbeidet til å gjøre den Trondheims-baserte teknologibedriften enda mer effektiv og lønnsom.
Tøff bransje, tøffe effektivitetskrav
- De fleste av oss opplever større og større krav til effektivitet uansett bransje og vi må derfor være både kost- og ressurseffektive i alle ledd og på alle områder, inklusive innkjøp, sier Gunn Bremnes.
Effektivisering av administrative rutiner er noe Bremnes alltid har vært opptatt av. Og de siste årene har det ikke blitt mindre aktuelt, snarere tvert imot.
Får jobben gjort
- Effektivitet er en forutsetning for at jeg skal ”få jobben gjort”, og for meg er det naturlig å tenke at alle har fokus på det. Etter hvert som bedriften har ekspandert, har også antall leverandører og innkjøp vokst, og vi har sett behovet for mer effektive innkjøpsrutiner, forteller Bremnes.
Hun forteller videre at de har gjennomført denne effektiviseringen ved å minimere antall leverandører, og ved å bruke mindre tid og ressurser på å forhandle gode priser og kontrakter, bl.a. ved hjelp av avtalen med Visma. I tillegg øker jo behovet for kontroll ytterligere etterhvert som man vokser, og innkjøpsområdet er ikke noe unntak.
God erfaring, godt samarbeid
Når det gjaldt valget av Visma som samarbeidspartner på administrative innkjøp, skyldes det hovedsakelig to forhold. For det første hadde allerede Atmel gode kundeerfaringer, siden de også har outsourcet regnskap og lønn til Visma og bruker Vismas rekrutteringstjenester. For det andre opplevde de at leverandørporteføljen innen innkjøpstjenestene hadde vokst til en slik størrelse at de ville få gode rabatter innen mange nok områder til at samarbeidet lønner seg.
Storkundefordeler og mindre administrasjon
Og etter at de begynte samarbeidet om de administrative innkjøpene har det vært flere gode opplevelser:
- Vi får nå storkundefordeler som vi ikke alltid hadde hos alle våre eksisterende leverandører. Vi har også nytt godt av Vismas forhandlingskompetanse. I et tilfelle gikk vi sammen i møte med en allerede eksisterende leverandør, noe som resulterte i ytterligere rabatt. I et annet tilfelle gikk Visma inn og ryddet opp i uklarheter rundt prisendringer, rabatter og krediteringer. I et tredje fikk vi tilgang til en ”samleleverandør”, som medførte at vi i stedet for å bruke 8-10 leverandører heller kunne samle alle disse innkjøpene hos én leverandør. Det reduserte administrasjon rundt betalinger og vi slipper nå å innhente tilbud fra mange ulike leverandører.
Proaktiv kontaktperson
Siden Atmel bruker Visma som regnskapsfører er det enkelt å følge opp lønnsomheten i de enkelte leverandøravtalene. Det gjør det mulig å ha et samarbeid på innkjøpssiden hvor Visma spiller en proaktiv rolle. Atmel får input fra sin kontaktperson om områder de bør se nærmere på.
- Jeg forventer at Visma Advantage er vår ”innkjøpsavdeling” og agerer ut fra det. Det har vært en forutsetning fra dag én og så langt har de oppfyllt det kravet, med god kommunikasjon og oppfølging hele veien, og jeg har stor tro på at det også vil fortsette å være slik framover, avslutter en fornøyd Gunn Bremnes.
Om Atmel
AVR-mikrokontrollere brukes i blant annet mobiltelefoner, hvitevarer, kameraer, biler, leker og datamaskiner. Atmel Corporation, med hovedkontor i San Jose i California, er en av verdens ledende produsenter innen sitt område. Selskapet har over 6000 ansatte over hele verden og fabrikker i USA og Europa.
Utfordringer
- Økte krav til effektivisering og kostnadsreduksjon
- Lean administrasjon ift. antall ansatte
- Rask økning i innkjøpsvolum og antall leverandører
Løsning
- Rabattavtaler med bedre betingelser innen relevante områder
- Samarbeid med en proaktiv innkjøpspartner
- Redusert antall kontaktpunkter og samlefaktura
Resultat
- Stordriftsfordeler til tross for ikke stort volum
- Sparer tid og ressurser på markedsovervåking og forhandlinger
- Mer effektiv innkjøpsadministrasjon og leverandøroppfølging
Atmel Norway
- Designer og produserer avanserte mikrokontrollere (AVR)
- Startet i Norge i 1996
- Hovedkontor på Vestre Rosten i Trondheim
- 160 ansatte
Tjenester fra Visma
- Administrative innkjøpstjenester
- Regnskapstjenester
- Lønnstjenester
- Bemanning og rekruttering