Digitalisering i NAV

Visma har gjennomført og er aktiv i flere prosjekter for Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Deriblant Fagportalprogrammet, Pensjonsprogrammet og Dokumenthåndtering.

Fagportalprogrammet

NAV mottar hvert år flere millioner henvendelser og søknader via posten på papir. Disse forsendelsene skal fordeles internt i organisasjonen, journalføres, arkiveres og danne utgangspunkt for videre saksbehandling. NAV har ca. 15.000 ansatte og over 400 kontorer. Håndtering, lagring, opphenting og videreformidling av saksdokumentasjon er forretningskritisk og svært tidkrevende. Innkommende dokumentasjon danner også utgangspunkt for saksbehandlingsoppgaver som skal fordeles i organisasjonen.

Elektronisk dokumenthåndtering

NAV har ønsket å innføre elektronisk dokumenthåndtering, felles dokumentarkiv og oppgavebenk for hele organisasjonen. Visma bistår NAV med rådgivere og systemutviklere i innføringen av den nye løsningene og prosessene for elektronisk dokumenthåndtering. Programmet er en viktig faktor i moderniseringen og effektiviseringen av NAV, og henter ut store gevinster i form av tid spart ved elektronisk dokumenthåndtering og effektiviserte prosesser.

Visma har bidratt med rådgivningstjenester i form av prosess- og verdikjedeanalyse, -optimalisering og funksjonelt løsningsdesign, samt prosjektledelse. Vi har også bidratt med systemutviklingstjenester på brukergrenseflate for felles arkiv og oppgavebenk, samt utvikling av arkiv og journal som kjernekomponent.

Gevinster

Fagportalprogrammet har, med Visma som en viktig bidragsyter, realisert store gevinster for NAV. Elektronisk dokumenthåndtering betyr en forenklet hverdag for saksbehandlere og store besparelser på fremhenting av saksdokumentasjon. Løsningene automatiserer også mottak av dokumentasjon og fordeling av oppgaver.

Å ha et verktøy som muliggjør flyt av saksdokumentasjon og saksbehandlingsoppgaver på tvers av organisasjonens over 400 enheter, åpner helt nye muligheter for ledelse, fordeling av oppgaver samt utnyttelse av ressurser og kompetanse. Programmet representerer et viktig bidrag i modernisering, digitalisering og effektivisering av offentlig forvaltning. Noe som vil komme sluttbrukerne og offentligheten til gode.

Pensjonsprogrammet

I 2005 vedtok Stortinget et nytt regelverk for offentlige pensjonsordninger. For å understøtte ny pensjonsordning skulle det utvikles en ny IT-løsning som skulle ivareta både gammelt og nytt regelverk med overgangsordninger som vil være aktive fram til ca. 2060.

Utvikling av fellesregistre i Pensjonsprogrammet

Visma Consulting ble gitt oppdraget å etablere de nye registrene med grunndata som understøtter løsningen. Dette er registre som inneholder samfunnskritisk informasjon om norske borgere, med svært høye krav til korrekthet og ytelse.

Visma Consulting utviklet gjennom programmet en rekke fellesregistre. Registrene var tjenesteorienterte, utviklet med standardteknologier og hadde en rekke mekanismer for kontroll, oppdatering og synkronisering av data. Prosjektet engasjerte et større team av arkitekter og utviklere over en periode på flere år.

Fellesregistrene ble levert til avtalt tid, og samtlige av de utviklede registrene er fortsatt i stabil produksjon, med en svært lav feil- og endringsrate.

I det nye systemet vil statistikkavdelingen bruke mer av sin tid på kvalitativ analyse av data i stedet for på manuelle kvalitetssjekker. Mer statistikk vil bli publisert, og sikkerhetsløsningene vil sikre at ingen personidentifiserbare opplysninger vil komme på avveie.

Konvertering av pensjoner i Pensjonsprogrammet

Visma Consulting ble også gitt det svært krevende oppdraget å konvertere pensjoner fra det eksisterende pensjonssystemet til det nye. Oppdraget var krevende både med tanke på kravet til korrekthet, og med tanke på ytelse gitt store volum av data.

Utforming av ny IT-løsning ble organisert i et stort program med en rekke leverandører involvert som fikk ansvar for utvikling av ulike deler av den nye pensjonsløsningen. Visma Consulting hadde blant annet ansvar for å utvikle konverteringsprogrammene og gjennomføre test- og prøvekonverteringer. Et team fra Visma Consulting arbeidet over flere år med å designe og utvikle konverteringsprogrammene, som migrerte, transformerte og hevet kvaliteten i dataene som det norske pensjonssystemet er avhengig av. Teamet brukte en rekke teknologier arbeidet med Informatica PowerCenter som det viktigste.

Det nye pensjonssystemet gikk på luften som planlagt, med konvertering av pensjonene og andre grunndata som en svært viktig forutsetting. Konverteringsprogrammene migrerte flere hundretalls millioner rader innenfor de avsatte tidsvinduene.

Dokumenthåndtering

NAV har en rekke løsninger som understøtter elektronisk håndtering av etatens dokumentflyt, med et volum på flere titalls millioner dokumenter årlig. Det er svært kritisk for NAV å sikre pålitelighet, robusthet og høy oppetid på systemene som understøtter arbeidet til 15.000 saksbehandlere. Dokumentløsningene i NAV er svært komplekse og teknologimessig bredt sammesatt. Løsningene understøtter både intern saksbehandling, samt tilgjengliggjør dokumenter via flere selvbetjeningsportaler. Dette stiller høye krav til både oppetid og ytelse.

Det var et stort potensiale for kostnadsbesparelser og økt kvalitet gjennom å konsolidere, automatisere og videreutvikle løsningene. NAV hadde behov for en forvaltningsleverandør av dokumentløsningen som kunne ivareta de krav og føringer som lå til grunn og bidra aktivt til en effektiv videreutvikling og modernisering av dokumentløsningene.

Effektiv og trygg forvaltning

Visma Consulting er ansvarlig leverandør for forvaltningen av NAVs dokumenthåndtering. Vår forvaltningsmetodikk har sikret en effektiv og trygg forvaltningsorganisasjon som har bidratt til å sikre stabil drift. Dokumentløsningen har i forvaltningsperioden vært gjenstand for store endringer der Visma Consulting har hatt ansvaret for planlegging og gjennomføring av leveransene. Dette omfatter prosjektledelse, teknisk- og funksjonell løsningsutforming, utvikling, test og konfigurasjonsstyring. I tillegg utfører Visma Consulting rådgivingsbistand innen moderniseringsstrategi, applikasjonsdrift, behovsanalyse og kravutforming.  


Viktige resultater som er oppnådd:

  • Etablert en ny felles brevløsning på tvers av fagsystemer. Systemet håndterer mottak av inngående dokumenter, jornalføring, arkivering og gjennfinning av dokumenter, dokumentproduksjon og distribusjon til ulike kanaler.
  • Implementert integrasjon med Sikker Digital Post.
  • Gjennomført  en rekke større effektiviseringer både knyttet til ytelse, skalerbarhet og driftskostnader.
  • Levert systemstøtte til flere store prosjekter og initiativer, bl.a. EESSI, Klart Språk, Moderniseringsprogrammet og Uførereformen. Dokumenthåndtering er en integrert del i alle hovedprosessene til NAV, og eksempelvis medførte Uførereformen et endringsbehov på 10.000 timer innenfor Brev- og Arkiv hvor vi leverte nye tjenester, brev og dokumenter.
  • Feilraten i produksjon er kraftig redusert, og det gjøres et aktivt proaktivt vedlikehold som et risikoreduserende initiativ.

NAV Arena

NAVs saksbehandlingssystem innenfor Arbeids- og aktivitetsområdet (Arena) hadde en del systemmessige hindringer som påvirket saksbehandlernes effektivitet. Saksbehandlingstiden var for lang og forvaltningen av systemet var ineffektiv og kostbar. Systemet er svært komplekst og benyttes av over 8000 saksbehandlere hver dag med svært høye krav til ytelse, oppetid, sikkerhet og personvern.

Visma leverte en effektiv og sikker vedlikeholdsorganisasjon som bidro til å sikre stabil drift, samtidig som det ble gjennomført en rekke større og mindre utviklingsprosjekter for å møte endringer i lover, organisasjon og arbeidsprosesser. Vårt største prosjekt i perioden var innføring av Arbeidsavklaringspenger (AAP) der systemet på en effektiv måte ble tilpasset nytt lovverk, samtidig som man gjorde store tilpasninger i organisasjon og arbeidsprosesser for å sikre en mer effektiv og kvalitetsriktig saksbehandling.

Systemet har blitt utviklet til å inneha en rekke integrasjoner internt og eksternt og har blitt et av de mest sentrale kjernesystemene til de selvbetjeningsløsningene som NAV tilbyr borgerne.

I prosjektene har vi også levert større tekniske omlegginger og moderniseringer for å sikre systemets ytelse og skalerbarhet i et system som stadig dekker flere funksjonsområder og har fått tredoblet antall brukere (nå ca 8000 samtidige brukere).