Disse utgiftene kan dekkes på tre forskjellige måter. Disse variantene gir ulike utfordringer med hensyn til legitimering og dokumentasjon. I avsnittene under får du en innsikt i hvilke krav som gjelder for de to første alternativene.
Det vil si at arbeidsgiver gir en diettgodtgjørelse etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg.
Det vil si at arbeidsgiver refunderer de faktiske utgiftene (med kvittering).
Arbeidsgiver betaler utgiftene direkte.
Les mer: Utfylling av reiseregning – strenge og kompliserte krav
Å dekke reiseutgifter etter satser vil si at arbeidsgiver gir en diettgodtgjørelse etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg. Diettgodtgjørelser er normalt fastsatt enten i statens særavtaler, andre tariffavtaler eller individuelle avtaler mellom bedriften og de ansatte. De fleste bedrifter velger å bruke satsene i statlige særavtaler.
Velges denne måten å dekke utgifter på, stilles det krav til at arbeidstaker skriver en korrekt reiseregning.
Kravene varierer avhengig av hvilken type godtgjørelse som kreves, men det er noen generelle opplysninger som skal være med på alle reiseregninger hvor det kreves godtgjørelser. Kravene er:
I tillegg er det noen spesifikke opplysninger som må være med på reiseregningen avhengig av hvilken type utgift det kreves godtgjørelse for, for eksempel om det er diettgodtgjørelse for reiser med overnatting, uten overnatting, bilgodtgjørelse eller ulegitimert nattillegg.
Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene (som nevnt over):
Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:
Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:
Les mer: Alt om reglene for bilgodtgjørelse.
Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:
Vær klar over at det ikke er anledning til å gi ulegitimert nattillegg på tjenestereiser i utlandet.
I tillegg til at reiseregningen må være korrekt utfylt, er det også et krav til at godtgjørelsen ikke overstiger Skattedirektoratets forskuddssatser. Om godtgjørelsen overstiger forskuddssatsene, må det betales skatt av dette.
Ved refusjon må arbeidstaker levere originalbilaget (kvittering) til arbeidsgiver som grunnlag for utbetaling. Arbeidstaker får da refundert til faktiske utleggene sine, og ikke etter bestemte satser.
Du kan levere kvitteringen enten som papirkvittering eller elektronisk kvittering. Du kan også skanne kvitteringen og sende den på epost til arbeidsgiver. Kvitteringer som er fotografert med f.eks. mobiltelefon, godkjennes også som elektronisk kvittering.
Det stilles også krav til ytterligere opplysninger enn de som fremgår av kvitteringen. Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter, skal følgende opplysninger angis:
Les mer: Hva er forskjellen på arbeidsreise og yrkesreise?
Ved refusjon av utgifter til reise med offentlig kommunikasjon og nødvendige småutgifter, er det åpnet for å få refundert utgifter uten at bilaget leveres til arbeidsgiver. Utgiftene må imidlertid spesifiseres enkeltvis på reiseregningen. Eksempler på småutgifter kan være