 |
|
Fagekspert Bent Foyn |
- Har du tenkt over hvor du og dine medarbeidere bruker tiden deres? Er all denne tiden produktiv, eller sliter dere med dårlig automatiserte tjenester? Mange bedrifter har skaffet seg datasystemer som digitaliserer deler av forretningsprosessene. Men det er likevel slik at mange sliter med å automatisere prosessene fullt ut.
Problemstillingen reises av Bent Foyn, som til daglig jobber med utvikling av integrert programvare. Han trekker fram flere områder hvor automatiseringen ofte er mangelfull:
- Svært mange virksomheter har manuelle steg i prosessene sine. Det kan være manuell innsamling og registrering av arbeidstimer, manuell godkjenning av innkommende fakturaer, eller at data blir flyttet manuelt fra et system til et annet. Slike manuelle steg krever mye interne ressurser, påpeker Foyn.
Krevende infosøk
Han nevner flere eksempler: Manuelle steg medfører ofte at det er tidkrevende å legge data inn i systemet, mangler i registreringen kan medføre at det kan være vanskelig å finne ut hvem som står bak de opprinnelige dataene i ettertid og søking må ofte gjøres på flere steder for å få et helhetlig bilde av en status.
- La oss si at du er leder og vil ha oversikt over alle timene til en medarbeider for å sjekke om de er fakturert. I utgangspunktet ligger kanskje dataene der, men hvis timesystemet ikke snakker med ERP-systemet, må du kanskje gjennom manuelle operasjoner i flere systemer før du sitter med svaret.
Manglende oppfølging
Mangelen på integerte systemer går også utover oppfølgingen. Foyn argumenterer for at oppfølging mange ganger ikke blir utført, fordi det er en sperre å måtte forholde seg til flere systemer og sammenligne data manuelt. Terskelen blir så høy at kontroll ikke utføres ofte nok.
- Når prosessene automatiseres blir oppfølging og kvalitetssjekk så enkelt at du i praksis får til å gjøre det hver dag. Dermed blir det mulig å oppdage feil og mangler i tide, hevder Foyn.
Store innsparingsmuligheter
Han oppfordrer bedriftene til å gå kritisk gjennom arbeidsprosessene sine og kartlegge manuelle steg. Hva vil du spare på å kvitte deg med disse? Hva vil din bedrift vinne ved å være sikker på at alle fakturerbare kostnader faktisk er fakturert?
- Har du flere datasystemer er det en stor sjanse for at de ikke er godt nok integrert, spesielt hvis de er levert av forskjellige systemleverandører. Integrerte systemer derimot, vil gi en naturlig flyt i arbeidet, uavhengig av om du bruker et eller flere verktøy for å gjøre jobben, avslutter Bent Foyn.