 |
|
Fagekspert
Rein Baardsen |
|
 |
|
Fagekspert
Pål Jensen |
- Gjenbruk informasjonen når den først er registrert. Nettbasert dataflyt åpner for fleksibel arbeidsdeling, og det å kjøre programvare over nettet, eller bruke webbaserte løsninger, gjør det mulig for flere brukere å samhandle elektronisk.
Det sier fagekspertene Rein Baardsen og Pål Jensen. De mener nettbasert dataflyt gjør at alle blir mer effektive – uavhengig av om virksomheten har satt bort regnskap, lønn og økonomi eller om oppgavene utføres internt.
- I en del sammenhenger er det effektivt at flere av virksomhetens ansatte jobber mot kjernesystemene i et grensesnitt som er tilpasset deres behov for et begrenset utvalg av funksjonalitet. Til forskjell fra ”ekspertbrukerne” som jobber med økonomi, lønn og administrasjon til daglig. Resultatet er raskere arbeidsprosesser, bedre informasjonsflyt og automatisering av rutiner, sier Pål Jensen, og utfylles av Rein Baardsen:
- En slik elektronisk samhandling er også effektiviserende for de virksomhetene som bruker outsourcingstjenester. Nettbaserte løsninger gjør en slik arbeidsdeling mulig, gjennom å gi økt tilgjengelighet og mer effektiv flyt av data og informasjon.
De gir begge flere konkrete eksempler som effektiviserer arbeidsdagen til alle parter, uansett om de er ”eksperter” eller ”vanlige” brukere.
Elektronisk input
- Flere og flere oppdager hvor ressursbesparende elektronisk fakturaflyt er. Noen skanner fakturaene selv, mens andre sørger for at alle papirfakturaene sendes direkte til en outsourcingsleverandør og skannes der, opplyser Baardsen.
- Innkommende elektroniske fakturaer (XML) havner også i den elektroniske dokumentflyten, hvor fakturaene distribueres til de personene som skal attestere eller godkjenne. Deretter blir de håndtert av økonomifunksjonen, enten den utføres internt eller av andre, forteller Jensen, som påpeker at de elektroniske fakturaene vil være tilgjengelig i et elektronisk søkbart arkiv.
Flere og flere oppdager hvor ressursbesparende
elektronisk fakturaflyt er.
Reiseregninger og utlegg
Et annet eksempel er webbasert registrering av reiseregninger og utlegg. De ansatte logger seg på og kan gjennom et enkelt webgrensesnitt gjennomføre registreringen etter et definert oppsett. Når reiseregningen eller utleggsrefusjonen er attestert, blir de samme dataene en del av lønnsgrunnlaget. Kostnadene blir også bokført i økonomisystemet. En slik elektronisk flyt av data mellom systemene effektiviserer rutinene.
Elektronisk output
Reiseregninger er et godt eksempel på hvordan denne elektroniske samhandlingen også har en output. Etter lønnskjøring blir utleggene utbetalt på lønnsslippen, som er tilgjengelig for de ansatte i en egen ansattportal som de kan logge seg på.
- Reiseregningen går dermed rett fra web og inn på lønnsslippen som ligger tilgjengelig for de ansatte på den webbaserte ansatteportalen, etter en rask og effektiv behandling av interne eller eksterne lønnsmedarbeidere. Utleggene kan også viderefaktureres, gjerne som eFaktura, sier Pål Jensen.
Webbaserte rapporter
Rapportering er enda et eksempel på hvordan ”vanlige” brukere kan samhandle med eksterne eller interne regnskapsførere. Med en webbasert rapporteringsmodul kan de enkelte brukerne hente ut de rapportene de trenger via et enkelt webgrensesnitt.
Baardsen forklarer at dette skjer gjennom at brukerne gis tilgang til et lite utvalg av de funksjonene som ligger i økonomisystemet. Dermed kan de – når som helst og hvor som helst – hente opp og sammenstille de relevante dataene på en måte som er tilpasset deres behov.
- Brukerne vil få en såkalt drilldown-funksjonalitet, hvor de enkelt kan klikke på tallene i rapportene og få fram de underliggende tallene, helt ned til minste detaljnivå i regnskapet. Ved bruk av elektronisk fakturaflyt fra vil det elektroniske bilaget kunne vises på skjermen, avslutter Rein Baardsen.