 |
|
Fagekspert
Andreas Viljugrein |
- Automatisering av rutiner og prosesser er et vesentlig bidrag til at outsourcing gir store effektivitetsgevinster. Stadig færre bilag finner veien til regnskapsfører som papir, siden stadig flere bedrifter velger en løsning hvor regnskapsbyrået selv henter dataene de trenger, direkte inn i sine systemer.
Det forteller Andreas Viljugrein, som er ekspert på arbeidsdeling over nettet.
- Elektronisk samhandling reduserer punchingen, og dermed potensielle feilkilder. Dessuten gjør det at ting går raskere, slik at bedriftens regnskapsfører kan ajourføre regnskapet og kunden kan hente oppdaterte nøkkeltall når det passer, forklarer han.
Smart fakturaflyt
Han understreker at det finnes mange områder som kan automatiseres på denne måten, og at det finnes fleksible måter å gjøre det på. Noen kunder velger å omadressere sine innkommende fakturaer direkte til regnskapsfører, som så skanner og konterer før bilagene sendes på fullldigitalisert flyt.
- Da går de innskannende fakturaene ”tilbake” til bedriften, for attestering og godkjenning etter de rutinene bedriften ønsker. Når fakturaene er godkjent bokføres de av regnskapsføreren. En annen løsning er direkteimport av XML- fakturadata, hvis bedriften har en avtale med sine leverandører om dette. Da fjernes ytterligere ledd i prosessen.
Webbaserte reiseregninger og utleggsrefusjoner er et område hvor besparelsene viser seg å være store.
Aktuelt for lønn og personal
Et annet område er lønn og personal. Elektronisk datafangst av alle personal- og lønnsdata er en stadig voksende trend. Prinsippet er at dataene fanges opp nærmest brukeren, at de registreres der de oppstår. Dette er særlig aktuelt for de bedriftene som har outsourcet lønnsadministrasjonen, på en eller annen måte. Dermed fjernes den manuelle avleveringen til den eksterne lønnsfunksjonen, og outsourcingsleverandøren slipper å registrere dataene på nytt.
Mange eksempler
- Andreas Viljugrein trekker fram flere eksempler innen lønn og personal hvor elektronisk datafangst er aktuelt:
- Webbaserte reiseregninger og utleggsrefusjoner er et område hvor besparelsene viser seg å være store. Et annet er timelister. På personalsiden har vi data som brukes i kompetansestyringen og rekrutteringen, samt kursadministrasjon. For å nevne noe, sier Viljugrein.
Elektronisk output
Reiseregninger er et godt eksempel på hvordan denne elektroniske samhandlingen også har en output. Etter lønnskjøring blir utleggene utbetalt på lønnsslippen, som gjerne sendes på e-post. Reiseregningen går dermed rett fra web og inn på lønnsslippen på e-post, etter en rask og effektiv behandling. Utleggene kan også viderefaktureres, gjerne som eFaktura.
Brukervennlige rapporter
Rapportering er enda et eksempel på hvordan ”vanlige” brukere kan samhandle med eksterne regnskapsførere. Med en webbasert rapporteringsmodul kan de enkelte brukerne hente ut de rapportene de trenger i et enkelt grensesnitt. Dermed kan de – når som helst og hvor som helst – hente opp og sammenstille de relevante dataene på en måte som er tilpasset deres behov, avslutter Andreas Viljugrein.