 |
|
Fagekspert
Randi Celcius |
- Det er ikke bare om høsten en bør være opptatt av budsjettering. Bedriftens budsjett bør holdes levende gjennom hele året med jevnlig oppdaterte prognoser. Slik at det hele tiden gjenspeiler endringene i markedssituasjonen.
Det fastslår fagekspert Randi Celius i Visma. Hun har jobbet med budsjettering i mange år, både som budsjettansvarlig for ulike enheter i Visma, og i forbindelse med store outsourcingsprosjekter.
Må være realitetsorientert
Vanlig praksis er at budsjettet for neste år lages og godkjennes om høsten. Ofte baserer det seg på regnskapene for januar til september inneværende år, samt foregående år.
- Spesielt i urolige tider blir dette feil. I en ustabil økonomisk situasjon er det avgjørende å ha styringsverktøy som gjenspeiler virkeligheten her og nå, sier Randi Celius, og fortsetter:
- Et budsjett blir aldri bedre enn kvaliteten på forarbeidet og grunnlaget det baserer seg på. Budsjetteringsarbeidet handler om å avdekke indikatorer som er viktige for bedriften. Blant annet er det viktig å kartlegge trender, se på ordrebøker fra tidligere, skaffe oversikt over kundefordringene, vurdere risiko for konkurser blant kundene, kjenne alle utgiftsposter, ha tenkt igjennom mulige tiltak for kostnadsreduksjoner, og være bevisst på eventuelle investeringsbehov.
Løpende justeringer med prognoser
Budsjettet er et verktøy som skal fortelle noe om hvor bedriften skal være på et gitt tidspunkt, og som skal sette virksomheten i stand til å se utviklingstrender tidsnok til å justere aktiviteter og kostnader ut ifra hvordan en antar virkeligheten vil være.
Budsjettet er ikke ferdig når styret har godkjent det en gang i løpet av høsten.
- Budsjettet er ikke ferdig når styret har godkjent det en gang i løpet av høsten. Når markedssituasjonen for selskapet endrer seg er det viktig å vurdere justeringer i driften. Det opprinnelige budsjettet ligger i bunn som et utgangspunkt, men det skal oppdateres jevnlig. Hyppigheten på endringene i markedssituasjonen bør påvirke frekvensen på prognosene, mange bedrifter opererer med kvartalsprognoser. Budsjettet har ingen funksjon dersom det ikke brukes, sier Randi Celius.
Viktig for alle - alltid
- Det å kunne planlegge, og ikke bare leve fra hånd til munn, er like viktig for små bedrifter som for store. De aller fleste bedrifter skal ha et budsjett, og budsjettet med oppdaterte prognoser bør være et fast punkt på styremøtene. Prognosene danner dessuten en nyttig grunnlag for påfølgende års budsjettprosess, mener Randi Celius.
Hun understreker også et det ikke bare er ved nedgangskonjunkturer budsjettarbeid er viktig.
- Når oppgangen kommer er det også viktig å oppdatere prognosene slik at nye muligheter og positiv utvikling utnyttes så tidlig som mulig, sier hun.
Visma kan bistå alle typer virksomheter med å sette opp budsjett, dersom det skorter på tid eller kompetanse til å gjøre det helt på egen hånd.