 |
|
Fagekspert
Rune Løvdal |
- Ønsket om kostnadsbesparelser er den viktigste motivasjonen for outsourcing av lønns-, HR- og økonomiprosesser, men også muligheten for å gjennomføre nødvendige endringer for å effektivisere disse områdene. Da er det viktig at outsourcingsprosessen er forankret både strategisk og operasjonelt.
Det sier ekspert på outsourcing, Rune Løvdal
Varierte gevinstmuligheter
- Ved å outsource prosessene til en spesialisert partner som har dette som kjernevirksomhet oppnår man, i tillegg til reduserte kostnader, også redusert risiko. Andre viktige gevinster er fleksibel tilgang til ressurser og kompetanse og tilgang til ledende teknologi og funksjonalitet i IT-systemstøtte, sier han videre.
Fokus på ressursbruk
Han understreker at forutsetningen for at outsourcingen skal gi gevinster er en endringsprosess i forhold til hvordan arbeidet utføres i dag, med fokus på å redusere det totale ressursforbruket. Hovedfaktorene for å få dette til er å digitalisere så mye av prosessen som mulig ved hjelp av IT-basert systemstøtte, i tillegg til å jobbe smartest mulig etter beste praksis.
Standardisering og industrialisering
- For å kunne levere en tjeneste som oppfyller kundens forventninger, forutsettes det at kunde og leverandør er omforent Det er viktig at outsourcings-prosessen er forankret både strategisk og operasjonelt.om hva innholdet i tjenesteleveransen skal være. For å kunne gi en riktig og markedsrettet pris, er det vesentlig at leverandøren tilbyr å utføre arbeidet etter sine egne standardrutiner. Ved å jobbe etter standardrutiner, kan kundene gis en lavere pris, som følge av stordriftsfordeler hos leverandøren, forklarer Løvdal.
Det er viktig at outsourcings-prosessen er forankret både strategisk og operasjonelt.
Nødvendige endringer
Han forklarer hvordan dette innebærer at kunden må endre sine rutiner og arbeidsprosesser relatert til lønn og personal, eller økonomi. Det er viktig at det tidlig i prosessen påpekes at dette er nødvendige endringsprosesser, som vil gi målbar kvalitet på tjenestene til en vesentlig lavere pris. Like viktig er det at disse endringene må kommuniseres til de ansatte i bedriften. Det må informeres om konsekvensen av endrede prosesser og verktøy, og hva dette betyr for den enkelte bruker.
Informasjon til ansatte
Informasjon til de ansatte om hvilke endringer de nye arbeidsrutinene medfører i deres organisering av hverdagen blir ofte undervurdert. De ansatte ønsker ofte å jobbe som før. Kunden og leverandøren må i fellesskap sikre at de ansatte forstår at endringene ofte innebærer en redusert servicegrad i forhold til hvordan de har det i dag. Her må kunden være entydig og fast nok til å stå i mot alle protester og motarbeidelse av disse endringene.
Strategisk og operasjonell forankring
- For å lykkes med outsourcing av tjenester, er det viktig at prosessen er både strategisk og operasjonelt forankret, og at alle er lojale mot gjennomføringen av de endringsprosesser som er nødvendige. Endringsprosessene kan innebære både omstilling og nedbemanning av ansatte, i tillegg til effektivisering av arbeidsrutiner og systemløsninger. Riktig håndtering av endringsprosessene er en forutsetning for å sikre leveransekvalitet og oppnå de gevinstmål som er en forutsetning for outsourcingens varierte gevinstmuligheter, avslutter Rune Løvdal.
Les mer om outsourcingstjenester fra Visma.