 |
|
Fagekspert Stian Estil |
- Elektronisk fakturaflyt er et område hvor det er enkelt å skaffe seg effektivitetsgevinster, og som begynner å få fotfeste blant norske virksomheter. Spørsmålet er ikke om manuell behandling av innkommende papirfakturaer og bilag kommer til å forsvinne, men når.
Fagekspert Stian Estil mener elektronisk fakturaflyt er et område der det er enkelt å skaffe seg effektivitetsgevinster.
Fakturaen er en tidstyv
Han gir noen eksempler på hvorfor fakturahåndteringen er en stor tidstyv.
- Mange bruker mye tid på å følge opp inngående fakturaer som går på kryss og tvers i huset mellom flere avdelingsledere. Mange leverandører bruker feil selskapsinformasjon på sine fakturaer, noe som kan resultere i feil faktura sendes til signering til feil avdelingsleder. Fakturaen blir så videresendt, uten at regnskapsavdelingen får beskjed om dette. I ettertid bruker man ofte mye tid på å finne ut hvem som da til slutt hadde mottatt fakturaen.
Effektiv oppfølging
- Med elektronisk flyt av fakturaer i ett og samme system skjer denne oppfølgingen mye raskere og regnskapsavdelingen har til enhver tid kontroll på hvor, og hos hvem, alle inngående fakturaer befinner seg. Oppfølging av purringer blir også mye mer effektiv. Dette sparer i tillegg virksomheten for rentekostnader, sier Estil.
Elektronisk fakturaflyt er et område hvor det er enkelt å skaffe seg effektivitetsgevinster.
Fjerner punching
Et annet aspekt er selve registreringen, altså det som på godt norsk kalles ”punching”. Det er helt klart en tidkrevende oppgave i en virksomhet, i alle fall hvis man tenker på hvor mange fakturaer som faktisk kommer inn til regnskapsavdelingen i løpet av et år.
- En løsning på dette er automatisk innlesing av fakturaer. Alle fakturaer inneholder informasjon om kundedata, fakturadato, forfallsdato og beløp. Med en elektronisk fakturatolk, eller OCR-tolk, trekkes derimot fakturainformasjonen ut og går automatisk inn som konteringsdata i bunten. Ved forhåndsregistrerte behandlingsregler på leverandøren, vil systemet gjenkjenne den aktuelle leverandøren og vite hvordan informasjonen skal registreres. Fakturatolken kontrollerer at fakturafeltene er korrekt identifisert ved at både KID og beløp stemmer med kontrollsifferet. Systemet melder fra ved avvik, slik at regnskapsmedarbeideren har mulighet til å utføre en manuell kontroll av faktura og kontering.
Mindre papir
En tredje gevinst er den elektroniske arkiveringen. Med alle bilag samlet i ett elektronisk system, blir hyllemeterne med permer redusert betraktelig.
- Behovet for ”dobbelt bokholderi” blir også borte når alle avdelingsledere har tilgang til sine bilag gjennom et enkelt brukergrensesnitt, avslutter Stian Estil.
Les mer om hvilke løsninger Visma har på elektronisk dokumentflyt