 |
|
Fagekspert
Frank Forseth |
- En måte å øke lønnsomheten i bedriften på er å sørge for at pengene kundene dine skylder deg kommer inn på konto til rett tid. Å administrere fordringer er et eget fag.
Det sier fagekspert Frank Forseth, som mener at mange ikke kjenner til de ulike måtene å gjøre det på. Derfor er det mange som heller ikke kjenner til de potensielle effektivitetsgevinstene som ligger i å profesjonalisere innfordringsprosessene.
- Fordringsadministrasjon er samlebegrepet på alt fra fakturering til ulike purretjenester og frem til utenomrettslig inkasso. Og innen hvert av disse områdene finnes det flere arbeidsmodeller og metoder.
Mange muligheter
Det sier Frank Forseth. I denne artikkelen gir han råd om de fleste mulighetene og alternativene. Og han begynner med det som ligger i slutten av hele kundebetalingsprosessen, altså inkasso.
- Den vanligste outsourcingen av innfordringsprosessen er å la et inkassobyrå overta fordringer som har forfalt etter flere purringer. På et tidspunkt blir administrasjonen av enkelte fordringer så kostbar at de fleste ser at det er mer effektivt at eksterne spesialister tar seg av det. Men det er mye som tyder på at det er mer lønnsomt å involvere eksperter en god stund før det kommer så langt at man selv har ”gitt opp” enkelte fordringer som har forfalt for lenge siden, sier Forseth.
Å administrere fordringer er et eget fag.
Tid er penger
Han forteller at mange har oppnådd gode besparelser ved å la en ekstern innfordringsleverandør administrere purrerutinene. Alternative modeller for utsendelse av purringer er utsendelse av én, eller om ønskelig 2, purringer før inkasso iverksettes.
- Hvilke purrerutiner som velges er selvsagt opp til den enkelte bedrift å vurdere ut i fra hvilken kredittpolitikk de ønsker å føre. Det er imidlertid ingen tvil om at skal man få redusert den effektive kredittiden eller oppnå en høy løsningsprosent på inkassosaker, er tidsaspektet fra utfakturering og til man får satt dette i system og behandlet, av helt avgjørende betydning.
Tett samarbeid, tett integrasjon
- For å få til denne arbeidsdelingen på en effektiv måte er det nødvendig med gode teknologiske støtteverktøy. Særlig bedrifter som har store mengder av purringer vil tjene på å integrere sine forretningssystemer med fordringsleverandørens systemer. Dette kan skje ved overføring av hele fakturajournalen eller åpne poster på fil, forklarer Forseth.
Han påpeker at det er viktig å sikre at innbetalingene registreres i begge systemene. Derfor er det vanlig å legge opp en OCR-avtale med BBS (Bankenes Betalingssentral) som medfører at fordringsleverandøren får opplysninger om innbetalingene selv om disse går direkte inn på bedriftens konto. Mens når sakene er overført til inkasso blir innbetalingene registrert på byråets klientkonto og så overført til bedriftens konto etter nærmere avtale.
Flexibel automatikk
Selv om mye av gevinsten ligger i automatisering av manuelle rutiner, er det viktig å ha rom for fleksibilitet. Derfor finnes det funksjonalitet som gjør det mulig for bedriftene å overstyre automatikken, og gå inn og stoppe eller kansellere en purring dersom det er ønskelig.
- Det kan jo oppstå situasjoner der enkelte debitorer må behandles spesielt, og da må innfordringsløsningen være fleksibel, avslutter Frank Forseth.
Les mer om hvilke innfordringstjenestene Visma tilbyr.